No todas las empresas se encuentran en el mismo punto de su recorrido digital, y esto es perfectamente normal. Lo que s\u00ed resulta \u00fatil, independientemente de en qu\u00e9 fase se est\u00e9, es disponer de algunas preguntas claras que permitan valorar con objetividad si ha llegado el momento de avanzar hacia una nueva etapa de digitalizaci\u00f3n, o si conviene primero consolidar lo ya existente.<\/p>\n
Antes de pensar en el siguiente paso, conviene hacer balance del punto de partida. Muchas empresas han incorporado herramientas digitales de forma progresiva y poco planificada: un programa de facturaci\u00f3n aqu\u00ed, una hoja de c\u00e1lculo compartida all\u00ed, alguna aplicaci\u00f3n de mensajer\u00eda para coordinarse con el equipo. Este proceso, aunque \u00fatil, no siempre constituye una digitalizaci\u00f3n coherente, sino m\u00e1s bien una acumulaci\u00f3n de soluciones puntuales a necesidades puntuales, que no necesariamente se comunican y coordinan entre s\u00ed.<\/p>\n
Hacer un inventario sencillo de qu\u00e9 herramientas se utilizan, para qu\u00e9 y qui\u00e9n las gestiona es un primer ejercicio revelador. En ocasiones, este repaso ya pone de manifiesto duplicidades, vac\u00edos o procesos que siguen dependiendo del papel o de la memoria personal, antes incluso de plantearse cualquier nueva inversi\u00f3n.<\/p>\n
Existen indicios bastante reconocibles de que una empresa est\u00e1 preparada, o necesita, dar un paso adicional. Uno de los m\u00e1s claros es la dificultad para obtener informaci\u00f3n actualizada y fiable cuando se necesita: si responder a una pregunta sencilla sobre ventas, stock o costes requiere cruzar varios archivos o preguntar a distintas personas o departamentos, es probable que la informaci\u00f3n est\u00e9 demasiado fragmentada.<\/p>\n
Otro indicio habitual aparece cuando el crecimiento de la actividad empieza a generar cuellos de botella que antes no exist\u00edan. Procesos que funcionaban bien con un volumen reducido de clientes o pedidos pueden volverse inviables a medida que la empresa crece, simplemente porque dependen en exceso de la gesti\u00f3n manual o del conocimiento de una sola persona.<\/p>\n
Tambi\u00e9n conviene prestar atenci\u00f3n a la dependencia de personas concretas: si determinada informaci\u00f3n o determinado proceso solo lo conoce o sabe ejecutar una persona del equipo, esto representa un riesgo organizativo que la digitalizaci\u00f3n puede ayudar a mitigar, documentando y sistematizando ese conocimiento.<\/p>\n
No siempre el momento es el adecuado para avanzar. Si la empresa atraviesa una fase de cambios internos relevantes \u2014una reestructuraci\u00f3n, la incorporaci\u00f3n de mucho personal nuevo o cambios significativos en su actividad\u2014 puede ser m\u00e1s prudente esperar a que la situaci\u00f3n se estabilice antes de introducir nuevas herramientas, ya que la capacidad de absorber cambios simult\u00e1neos es limitada.<\/p>\n
Del mismo modo, si las herramientas digitales ya existentes no se utilizan de forma correcta o completa, incorporar nuevas soluciones antes de resolver ese problema de base suele a\u00f1adir complejidad sin resolver las causas reales de la ineficiencia.<\/p>\n
Plantearse si conviene dar el siguiente paso digital no deber\u00eda resolverse como una intuici\u00f3n gen\u00e9rica, sino mediante un an\u00e1lisis y diagn\u00f3stico que recoja datos concretos: qu\u00e9 herramientas se utilizan, qu\u00e9 informaci\u00f3n cuesta obtener, d\u00f3nde aparecen los cuellos de botella, qu\u00e9 dependencias de personas concretas existen en la organizaci\u00f3n\u2026<\/p>\n
Este ejercicio de autoevaluaci\u00f3n, que no requiere grandes recursos ni conocimientos t\u00e9cnicos especializados, suele ser el paso m\u00e1s rentable de todo el proceso de digitalizaci\u00f3n: permite dirigir los esfuerzos y la inversi\u00f3n hacia donde realmente se necesitan, evitando tanto la inacci\u00f3n como las inversiones precipitadas que no responden a una necesidad real de la empresa.<\/p>\n