En un mundo empresarial cada vez más digitalizado, los datos se han convertido en un recurso estratégico esencial y en los que todo tipo de grandes corporaciones o pequeñas y medianas empresas, manejan datos a diario: de clientes, de proveedores, internos, financieros o incluso vinculados a la producción. Gestionar bien esos datos no es solo una cuestión técnica, sino también estratégica. Aquí es donde entra en juego la gobernanza de datos.
¿Qué es la gobernanza de datos?
Consiste en el conjunto de políticas, procedimientos, estándares y responsabilidades que una empresa define para asegurar que los datos se manejen de forma correcta, segura, coherente y legal. Es decir, establecer quién hace qué con los datos, cómo se almacenan, quién puede acceder a ellos, y cómo se garantizan su calidad y protección.
La gobernanza de datos no trata solo de la tecnología, sino de la forma en que la empresa organiza el uso de los datos dentro de su estructura y cultura empresarial.
¿Por qué es relevante para las pymes gallegas?
Las pymes, especialmente las que están en proceso de digitalización o comenzando a usar herramientas como la inteligencia artificial, deben ver la gobernanza de datos como una oportunidad y no como una carga.
Aquí van algunos motivos por los que resulta clave:
- Evita riesgos legales y reputacionales: cumplir con las normativas como el RGPD es obligatorio. Un error en el tratamiento de datos puede traer sanciones y pérdida de confianza.
- Mejora la eficiencia operativa: tener datos ordenados, accesibles y fiables evita duplicidades, errores y tiempos muertos.
- Facilita el análisis y la toma de decisiones: los datos de calidad permiten identificar tendencias, prever problemas y tomar decisiones fundamentadas.
- Prepara a la empresa para innovar: muchas herramientas de IA dependen de la calidad de los datos que reciben. Sin una gobernanza adecuada, esas tecnologías pierden utilidad.
Imaginemos una pequeña agencia de viajes en Lugo que decide integrar una herramienta como ChatGPT en su web para responder a las preguntas frecuentes de sus clientes. La intención es buena: mejorar el servicio y ahorrar tiempo. Pero sin una política clara de gobernanza, puede cometer errores como:
- Introducir datos sensibles de clientes sin protección adecuada.
- Usar información desactualizada en las respuestas.
- No revisar los contenidos generados por la IA, lo que puede llevar a ofrecer información incorrecta.
En cambio, con una buena gobernanza de datos, esta misma empresa podría:
- Establecer qué tipo de datos se le pueden facilitar a la IA y cuáles no.
- Designar a una persona responsable de revisar y validar la información.
- Crear procedimientos para actualizar periódicamente los datos empleados.
De este modo, la IA trabaja al servicio de la empresa sin ponerla en riesgo.
¿Qué pasos pueden dar las pymes gallegas para aplicar la gobernanza de datos?
- Hacer un inventario de datos: ¿qué información manejamos? ¿Dónde está guardada? ¿Quién la usa?
- Definir roles y responsabilidades: es fundamental saber quién se encarga de cada parte de la gestión de los datos.
- Establecer normas internas claras sobre cómo se recogen, almacenan, acceden y comparten los datos.
- Formar al personal en protección de datos, buen uso de la información y herramientas digitales.
- Apoyarse en asesoramiento especializado para adaptar las políticas de gobernanza a la realidad de la empresa.
- Revisar periódicamente los procesos para garantizar que se adaptan a cambios legislativos y tecnológicos.
Gobernanza de datos y ventaja competitiva
La gobernanza de datos no solo es un requisito para cumplir con la ley. Es también una herramienta para ganar ventaja competitiva ya que las pymes que dominan sus datos tienen más capacidad para innovar, adaptarse a los cambios del mercado y ofrecer mejores productos y servicios.
Además, contar con procesos claros y seguros genera confianza entre clientes, proveedores y socios, algo fundamental para crecer en un mercado cada vez más interconectado.
Es el momento de dar el paso y convertir los datos en un recurso estratégico bien gestionado. La Oficina Económica de Galicia anima a las pymes a apostar por una cultura de gobernanza que ponga la calidad, la ética y la seguridad de los datos en el centro de su actividad empresarial.
