Durante décadas, muchas decisiones empresariales se han basado en la intuición o la experiencia de sus directivos. Si bien el juicio directivo sigue siendo muy valioso, en la actualidad el enfoque puramente intuitivo es insuficiente.
En un entorno empresarial cada vez más competitivo y complejo, la capacidad de tomar decisiones acertadas y en tiempo oportuno se ha convertido en un activo clave para la sostenibilidad de las organizaciones. Frente a este reto, los sistemas de información han dejado de ser herramientas meramente operativas para convertirse en aliados estratégicos que impulsan la inteligencia organizacional. En este artículo se realiza una primera aproximación a los sistemas de información y se pretende destacar la importancia de seleccionar un sistema que contribuya a mejorar el proceso de toma de decisiones y la planificación estratégica de la empresa.
Los sistemas de información permiten a las organizaciones:
- Identificar patrones y tendencias con antelación.
- Medir el impacto de decisiones pasadas y aprender de los resultados.
- Reaccionar rápidamente a señales del mercado (cambios en la demanda, precios, competencia…).
¿Qué son los sistemas de información y cuáles son sus principales tipos?
Los sistemas de información son conjuntos organizados de recursos tecnológicos, humanos y procedimentales que permiten recopilar, procesar y distribuir información útil para la toma de decisiones. Según el modelo clásico, estos sistemas se clasifican según los niveles jerárquicos que atienden:
- ESS y DSS (Executive Support Systems, Decision Support Systems, Sistemas de Apoyo a Alta Dirección, Sistemas de apoyo a la toma de decisiones) → Nivel estratégico: Están orientados a directivos y se enfocan en decisiones estratégicas no estructuradas. Ejemplo: Cuadros de mando estratégico corporativo (Balanced Scorecard).
- MIS (Management Information Systems, Sistemas de Información para la Gestión) → Nivel de gestión y administración (nivel táctico): Apoyan el nivel táctico proporcionando resúmenes de operaciones. Ejemplo: Cuadros de mando de ventas, sistemas de análisis de costes o herramientas de reporting.
- KWS y OAS (Knowledge Work Systems, Office Automation Systems, Sistemas de Trabajo del Conocimiento, Sistemas de Automatización de Oficinas) → Nivel de conocimiento: Sistemas de trabajo del conocimiento y automatización de oficina que crean y distribuyen conocimiento. Ejemplo: Suites ofimáticas, sistemas de gestión documental (como SharePoint), Software de diseño asistido por ordenador (CAD).
- TPS (Transactional Processing Systems, Sistemas de Proceso de Transacciones) → Nivel operativo: Responden a necesidades operativas diarias. Ejemplo: ERPs, MES (Manufacturing Execution System), SCADA/DCS/PLC (Control y supervisión de procesos industriales).
En este apartado nos gustaría destacar la existencia de las normas ISA-95 (también conocida como IEC 62264), que son un marco de referencia (no una herramienta o sistema de información como tal) y cuyo propósito es organizar o normalizar la integración entre los sistemas de control (nivel de planta) y los sistemas empresariales (nivel de gestión).
Ventajas destacadas de la utilización de sistemas de información en la pyme
La utilización por parte de las organizaciones de sistemas de información (en adelante SI) conlleva una serie de ventajas, entre las que se podrían destacar:
- Mayor rapidez en la toma de decisiones: Aunque en ocasiones no es así, se observa una tendencia clara en la percepción de que la utilización de SI acelera la toma de decisiones.
- Mejora del análisis: La posibilidad de acceder a más fuentes de información y explorar alternativas diversas supone una mejora relevante en la toma de decisiones.
- Incremento del aprendizaje organizativo: se fortalecen las competencias individuales, la colaboración y la creación de conocimiento.
- Mejor planificación estratégica: los SI permiten reducir la incertidumbre, prever problemas y ajustar las estrategias de forma dinámica.
Retos para la utilización de sistemas de información
Pero no todo son ventajas, también existen algunos retos a los que se debe hacer frente desde las empresas, por ejemplo:
- Curva de aprendizaje: Los beneficios dependen del tiempo de uso y del grado de madurez del sistema en la organización. De hecho, la frecuencia de uso de los SI es mucho más influyente que el tiempo acumulado de uso para generar beneficios tangibles en la toma de decisiones.
- Percepción desigual de beneficios: Influida por estilos cognitivos (cómo una persona percibe, procesa, almacena, recuerda y utiliza la información), cultura corporativa y grado de formación tecnológica.
- Coste y complejidad: Algunas iniciativas pueden fracasar por falta de integración, dificultades de uso o altos costes sin retorno claro.
- Calidad y gobernanza de los datos: Un sistema de información es tan útil como la calidad de los datos que procesa. Datos incompletos, duplicados, obsoletos o inconsistentes pueden llevar a decisiones erróneas.
- Resistencia al cambio en los procesos internos: Más allá de la tecnología, los sistemas de información suelen implicar cambios en rutinas, flujos de trabajo y responsabilidades. Esto puede generar resistencias, tanto por temor a perder control como por la percepción de pérdida de autonomía.
En resumen, los sistemas de información son mucho más que herramientas tecnológicas: son palancas estratégicas que permiten a las empresas ser más inteligentes, rápidas, competitivas y resilientes. En tiempos donde cada decisión cuenta, disponer de información relevante, oportuna y fiable es lo que marca la diferencia entre improvisar y liderar.
La transformación digital no empieza con grandes inversiones, sino con un cambio de enfoque: decidir menos por instinto y más por evidencia. Porque en un mundo saturado de datos, la verdadera ventaja competitiva no es tener más información, sino saber usarla mejor.
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