El control de los impagos empieza mucho antes de que un cliente deje de pagar. En una pyme, el riesgo real no es solo “tener morosos”, sino acumular saldos vencidos que tensionan la caja, distorsionan la lectura del margen y obligan a financiar el circulante con deuda. Por eso, el primer instrumento técnico es el análisis de antigüedad de saldos: ordenar las facturas pendientes por tramos de vencimiento y convertir ese cuadro en decisiones de gestión.
La antigüedad de saldos se construye con una fecha de corte y una regla clara: se clasifica por días desde el vencimiento, no desde la fecha de factura. Los tramos típicos son de 0 a 30 días, de 31 a 60, de 61 a 90, de 91 a 180 y más de 180. El valor no está en el cuadro, sino en su interpretación: si el saldo se concentra en 0 a 30, el problema suele ser de disciplina de cobro; si crece en 61 a 90, suele haber incidencias de documentación, disputas o falta de seguimiento; si aumenta en 91 a 180, el riesgo ya es de deterioro y exige medidas de bloqueo, negociación o recobro externo; si supera los 180, la prioridad es proteger la caja y ajustar la contabilidad para no “inflar” los resultados.
A nivel contable, conviene distinguir entre el lenguaje de gestión y el lenguaje contable. En gestión se habla mucho de “provisiones”, pero en el Plan General Contable lo habitual es registrar el deterioro del crédito cuando existe evidencia objetiva de que no se cobrará en las condiciones pactadas. Esto evita presentar un activo de clientes sobrevalorado y anticipa el coste real del impago.
La parte técnica importante es cómo se decide ese porcentaje. No se trata de “poner un 100% porque sí”, sino de basarlo en señales: historial de pagos, acuerdos de fraccionamiento incumplidos, existencia de litigio, negativa expresa a pagar, insolvencia conocida, cierres o ceses de actividad, o información externa fiable que apunte a la incapacidad de pago.
En control interno, el error típico es reaccionar tarde. Una práctica eficaz es revisar la antigüedad de saldos con periodicidad fija —semanal si el volumen lo exige— y vincular cada tramo a una acción.
Gestionar los impagos es, en esencia, combinar disciplina de seguimiento, evidencias para estimar el deterioro y un registro contable coherente. Cuando estas tres piezas están alineadas, la empresa cobra antes, reconoce a tiempo lo que es difícil de recuperar y evita que la morosidad se convierta en un agujero silencioso de tesorería.
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