El control presupuestario es una herramienta fundamental en la gestión financiera de nuestra empresa. Debemos tener en cuenta que la elaboración de los presupuestos futuros supone un elevado grado de incertidumbre, es por esto por lo que los presupuestos no se hacen para ver si acertamos o no con nuestras predicciones; en realidad, los confeccionamos para cuantificar lo que creemos que va a pasar en el futuro.
Así, podremos tomar decisiones a tiempo para intentar incidir sobre el futuro de nuestra empresa y lograr que sea más favorable.
El control presupuestario también nos sirve para ver la evolución del negocio al comparar lo previsto con lo real.
¿Qué necesitamos para confeccionar nuestros presupuestos?
- Determinar cuáles son los objetivos de nuestra empresa.
- Especificar de qué medios disponemos para lograr esos objetivos (personal, maquinaria, etc.)
¿Cuál es el proceso para elaborar nuestro presupuesto anual?
Este proceso implica la recopilación de datos históricos, proyecciones de ingresos y gastos, y la participación de los diferentes departamentos para asegurar que el presupuesto refleje la realidad de la empresa.
Lo iniciaremos con el presupuesto de ventas, en él detallaremos las ventas anuales por meses y por productos o servicios. Para eso podemos estudiar las ventas de los ejercicios anteriores, realizar estudios de mercado para conocer el sector, a los clientes, etc. Es un presupuesto que está relacionado con la parte comercial de la empresa.
A continuación, elaboramos los siguientes presupuestos:
- Presupuesto de producción de productos: determinaremos el número de unidades que se van a producir en un año.
- Presupuesto de consumos, compras… a partir de la producción prevista, debemos determinar el consumo previsto.
- Presupuesto de mano de obra directa y otros gastos de producción: a partir de los datos de años anteriores, determinamos las necesidades de mano de obra directa en tiempo.
- Presupuesto de gastos de estructura: estimamos aquellos costes que el negocio tiene de forma recurrente, serían los gastos fijos.
- Presupuesto de gastos de comercialización: comisiones, transportes, etc.
Una vez elaborados los presupuestos anteriores, los integraríamos obteniendo así una cuenta de pérdidas y ganancias provisional. Así obtendríamos una estimación del resultado futuro de nuestra empresa.
Una vez que el presupuesto está en marcha, es crucial realizar un seguimiento regular de los resultados. Esto implica comparar los gastos reales con los presupuestados y analizar las variaciones que se produzcan.
El control presupuestario es esencial por varias razones:
1. Planificación financiera
Permite a las empresas establecer metas financieras claras y definir cómo alcanzarlas. Un presupuesto bien elaborado actúa como un mapa que guía a la organización en su camino hacia el éxito.
2. Toma de decisiones
Proporciona información valiosa que ayuda a los gerentes a tomar decisiones informadas. Al analizar las variaciones entre el presupuesto y los resultados reales, se pueden identificar áreas que requieren atención y ajustar sus estrategias en consecuencia.
3. Control de costes
Facilita el seguimiento de los gastos, lo que ayuda a prevenir desviaciones significativas del presupuesto. Esto es crucial para mantener la rentabilidad y evitar problemas financieros.
4. Responsabilidad
Fomenta la rendición de cuentas dentro de la organización. Al asignar presupuestos a diferentes departamentos o proyectos, se establece un sentido de responsabilidad en los gerentes y empleados, quienes deben justificar sus gastos.
5. Evaluación del desempeño
Permite evaluar el desempeño financiero de la empresa. Al comparar los resultados reales con los presupuestados, se pueden identificar tendencias y áreas de mejora.
En resumen, el control presupuestario es una herramienta fundamental en la gestión financiera de cualquier empresa, independientemente de su tamaño o sector. Este proceso implica la planificación, ejecución y seguimiento de los presupuestos, permitiendo a las organizaciones mantener un equilibrio entre sus ingresos y gastos, así como alcanzar sus objetivos estratégicos.
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