No toda la información que manejamos en el trabajo tiene el mismo valor ni requiere el mismo nivel de protección. Parece evidente, pero cuando utilizamos una herramienta de IA esa frontera puede volverse menos clara. Copiar y pegar es tan rápido que pocas veces nos paramos a pensar qué hay detrás de ese texto.
Un gesto de apenas unos segundos puede significar que acabamos de introducir en una herramienta externa información sobre un producto que todavía no hemos lanzado, un desarrollo técnico, código, una estrategia comercial o documentación que pertenece a un cliente.
La inteligencia artificial generativa ofrece enormes posibilidades a las empresas, pero también está creando un nuevo punto de fuga de información que muchas organizaciones todavía no han identificado como tal.
Y la solución no es prohibir la IA, sino aprender a utilizarla sin regalar por el camino aquello que hace diferente a la empresa.
No todo lo que sabemos debería salir de la empresa
Las empresas están acostumbradas a proteger determinados espacios y, por ejemplo, no se les pasaría por la cabeza entregar los planos de un prototipo a un desconocido ni publicar en una web su estrategia comercial para los próximos dos años.
Sin embargo, esa percepción del riesgo cambia cuando delante tenemos un cuadro de texto.
Podemos acabar compartiendo especificaciones técnicas, código fuente, documentación de I+D, diseños o prototipos, información comercial, bases de datos, documentación de clientes o información sobre productos que todavía no han llegado al mercado.
Por separado pueden parecer datos sin demasiada importancia, el problema es que juntos pueden representar una parte importante del conocimiento y de la ventaja competitiva de la empresa.
El semáforo antes de pulsar «enviar»
No es lo mismo pedirle ayuda con un contenido que ya está publicado en la web de la empresa que subir un informe interno, una propuesta para un cliente o los detalles de un producto que todavía estamos desarrollando.
Por eso, antes de compartir información con una herramienta de IA puede ser útil hacerse una pregunta muy sencilla: ¿qué pasaría si este documento saliera de la empresa?
Si estamos hablando de información pública, datos generales o contenidos que cualquier persona puede consultar, el riesgo será normalmente menor.
Si, por el contrario, tenemos delante documentación interna, informes, procedimientos o información comercial, ya merece la pena pensarlo dos veces. Quizás la herramienta no necesite conocer todo el documento para ayudarnos. Podemos eliminar nombres, resumir la información o retirar aquellos datos que no son necesarios para obtener la respuesta que buscamos.
Y hay información con la que directamente debemos ser especialmente prudentes, por ejemplo, un prototipo en el que llevamos meses trabajando, una solución técnica todavía no protegida, código, un secreto empresarial, una estrategia que aún no se ha hecho pública o documentación confidencial de un cliente.
En estos casos, la facilidad de copiar y pegar no debería hacernos olvidar el valor de lo que estamos compartiendo. Antes de hacerlo es necesario saber qué herramienta estamos utilizando, qué ocurre con la información que introducimos en ella y cuáles son las normas establecidas por la propia empresa.
El problema puede aparecer antes de registrar una patente
Existe además una cuestión especialmente relevante para empresas innovadoras.
Durante el desarrollo de un producto o de una solución técnica puede existir información en la que la confidencialidad resulte esencial para su futura protección.
Utilizar sin criterio herramientas externas para analizar documentación, buscar mejoras o trabajar sobre esa innovación puede crear riesgos innecesarios.
Por eso, la protección de la innovación no debería comenzar cuando el producto está terminado, sino que debería acompañar todo el proceso de desarrollo.
La empresa necesita unas reglas propias
No hace falta redactar un manual de cien páginas. Para muchas pymes puede ser suficiente empezar respondiendo cinco preguntas:
- ¿Qué herramientas de IA están autorizadas?
- ¿Qué información no puede introducirse en ellas?
- ¿Qué documentación debe anonimizarse?
- ¿Quién resuelve las dudas?
- ¿Qué usos requieren una revisión previa?
Estas reglas deben ir acompañadas de formación. De poco sirve establecer que no se puede compartir información confidencial si el equipo no sabe identificar qué información tiene esa consideración.
La innovación también se protege con un «no pegar aquí»
Durante años hemos hablado de patentes, marcas, diseños, contratos de confidencialidad o secretos empresariales; todos siguen siendo fundamentales.
Pero los nuevos hábitos digitales obligan a añadir otra capa de protección: la de decidir qué información compartimos con las herramientas que utilizamos cada día.
En la Oficina Económica de Galicia, empresas y personas autónomas pueden contar con profesionales especializados en protección de la innovación para analizar qué activos tienen, cómo protegerlos y qué medidas pueden adoptar para reducir riesgos.
Antes de copiar un documento en una herramienta de IA, hay una pregunta muy sencilla que puede evitar más de un problema: ¿si esta información saliera de la empresa, me preocuparía?
Si la respuesta es sí, merece la pena pensarlo antes de pulsar «enviar».
Si tu pyme quiere identificar y potenciar sus ventajas competitivas frente a empresas de mayor tamaño, solicita asesoramiento y desde la Oficina Económica de Galicia te ayudaremos a definir la estrategia más adecuada para tu negocio.
