Non toda a información que manexamos no traballo ten o mesmo valor nin require o mesmo nivel de protección. Parece evidente, pero cando utilizamos unha ferramenta de IA esa fronteira pode volverse menos clara. Copiar e pegar é tan rápido que poucas veces nos paramos a pensar que hai detrás dese texto.
Un xesto de apenas uns segundos pode significar que acabamos de introducir nunha ferramenta externa información sobre un produto que aínda non lanzamos, un desenvolvemento técnico, código, unha estratexia comercial ou documentación que pertence a un cliente.
A intelixencia artificial xerativa ofrece enormes posibilidades ás empresas, pero tamén está creando un novo punto de fuga de información que moitas organizacións aínda non identificaron como tal.
E a solución non é prohibir a IA é aprender a utilizala sen regalar polo camiño aquelo que fai diferente á empresa.
Non todo o que sabemos debería saír da empresa
As empresas están acostumadas a protexer determinados espazos e por exemplo, non se lles pasaría pola cabeza entregar os planos dun prototipo a un descoñecido nin publicar nunha web a súa estratexia comercial para os próximos dous anos.
Sen embargo, esa percepción do risco cambia cando diante temos unha caixa de texto.
Podemos acabar compartindo especificacións técnicas, código fonte, documentación de I+D, deseños ou prototipos, información comercial, bases de datos, documentación de clientes ou información sobre produtos que aínda non chegaron ao mercado.
Por separado poden parecer datos sen demasiada importancia, o problema, é que xuntos poden representar unha parte importante do coñecemento e da vantaxe competitiva da empresa.
O semáforo antes de pulsar «enviar»
Non é o mesmo pedirlle axuda cun contido que xa está publicado na web da empresa que subir un informe interno, unha proposta para un cliente ou os detalles dun produto que aínda estamos desenvolvendo.
Por iso, antes de compartir información cunha ferramenta de IA pode ser útil facerse unha pregunta moi sinxela, que pasaría se este documento saíse da empresa?
Se estamos falando de información pública, datos xerais ou contidos que calquera persoa pode consultar, o risco será normalmente menor.
Se, pola contra, temos diante documentación interna, informes, procedementos ou información comercial, xa paga a pena pensalo dúas veces. Quizais a ferramenta non necesite coñecer todo o documento para axudarnos. Podemos eliminar nomes, resumir a información ou retirar aqueles datos que non son necesarios para obter a resposta que buscamos.
E hai información coa que directamente debemos ser especialmente prudentes por exemplo, un prototipo no que levamos meses traballando, unha solución técnica aínda non protexida, código, un segredo empresarial, unha estratexia que aínda non se fixo pública ou documentación confidencial dun cliente.
Nestes casos, a facilidade de copiar e pegar non debería facernos esquecer o valor do que estamos compartindo. Antes de facelo é necesario saber que ferramenta estamos utilizando, que ocorre coa información que introducimos nela e cales son as normas establecidas pola propia empresa.
O problema pode aparecer antes de rexistrar unha patente
Existe ademais unha cuestión especialmente relevante para empresas innovadoras.
Durante o desenvolvemento dun produto ou dunha solución técnica pode existir información na que a confidencialidade resulte esencial para a súa futura protección.
Utilizar sen criterio ferramentas externas para analizar documentación, buscar melloras ou traballar sobre esa innovación pode crear riscos innecesarios.
Por iso, a protección da innovación non debería comezar cando o produto está terminado senón que debería acompañar todo o proceso de desenvolvemento.
A empresa necesita unhas regras propias
Non fai falta redactar un manual de cen páxinas para moitas pemes pode ser suficiente empezar respondendo cinco preguntas:
- Que ferramentas de IA están autorizadas?
- Que información non pode introducirse nelas?
- Que documentación debe anonimizarse?
- Quen resolve as dúbidas?
- Que usos requiren unha revisión previa?
Estas regras deben ir acompañadas de formación. De pouco serve establecer que non se pode compartir información confidencial se o equipo non sabe identificar que información ten esa consideración.
A innovación tamén se protexe cun «non pegar aquí»
Durante anos falamos de patentes, marcas, deseños, contratos de confidencialidade ou segredos empresariais, todos seguen sendo fundamentais.
Pero os novos hábitos dixitais obrigan a engadir outra capa de protección a de decidir que información compartimos coas ferramentas que utilizamos cada día.
Na Oficina Económica de Galicia, empresas e persoas autónomas poden contar con profesionais especializados en protección da innovación para analizar que activos teñen, como protexelos e que medidas poden adoptar para reducir riscos.
Antes de copiar un documento nunha ferramenta de IA, hai unha pregunta moi sinxela que pode evitar máis dun problema, Se esta información saíse da empresa, preocuparíame?
Se a resposta é si, merece a pena pensalo antes de pulsar «enviar».
Se a túa peme quere identificar e potenciar as súas vantaxes competitivas fronte a empresas de maior tamaño, solicita asesoramento e desde a Oficina Económica de Galicia axudarémosche a definir a estratexia máis axeitada para o teu negocio.
