Durante anos, a xestión contable de moitos profesionais autónomos e pequenas empresas baséase en métodos manuais: gardar os tiques nun sobre, facer contas nunha folla de cálculo ou revisar facturas impresas ao final de cada trimestre. Pero esta rutina non só consome tempo valioso, senón que tamén implica riscos como erros, esquecementos, perdas e mesmo sancións por atrasos ou incoherencias.
A boa nova é que hoxe a tecnoloxía ofrece solucións sinxelas e accesibles para cambiar ese modelo como automatizar tarefas, reducir erros e liberar tempo para o que realmente importa.
Que significa innovar e dixitalizar a contabilidade?
Non se trata só de enviar facturas por correo electrónico ou gardar os tiques escaneados. A innovación implica un cambio de enfoque, no que os procesos administrativos deixan de ser tarefas independentes para integrarse no día a día de forma áxil e segura e esto pode facerse grazas á dixitalización.
Entre outras funcións comúns nas plataformas de xestión de gastos actuais, destacan:
- A captura automática de recibos mediante fotografía desde o móbil.
- A extracción de datos (importe, data, concepto) mediante tecnoloxía OCR.
- A sincronización directa coa ferramenta de contabilidade ou coa persoa asesora.
- A clasificación automática por categorías e a creación de informes por proxecto ou por cliente.
Aforro real de tempo (e de cartos)
Para un autónomo que traballa por conta propia, cada minuto que non dedica ao seu labor é tempo non facturado. Automatizar os procesos permite rexistrar os gastos no momento e evitar acumular tarefas administrativas.
Para unha pequena empresa, dixitalizar a contabilidade supón reducir a carga de traballo interna ou externa, menos tempo para ordenar papeis, menos custe para o asesor fiscal, máis control sobre os gastos reais da actividade.
Por exemplo, para un profesional autónomo que traballa en diferentes localidades pode facer unha foto ao tique do combustible no momento da compra. Ese gasto quedará asociado á tarxeta coa que fixo o pago, rexistrado na app e listo para ser contabilizado sen ter que facer nada máis.
No caso dun pequeno comercio pode configurar normas internas de aprobación de gastos, de forma que calquera pago quede rexistrado segundo o seu orzamento e departamento, o que facilita a toma de decisións e a revisión mensual.
A dixitalización contable non só facilita a vida dos profesionais, tamén mellora a visión do negocio:
- Permite identificar gastos excesivos ou innecesarios.
- Axuda a repartir mellor os orzamentos por área ou por proxecto.
- Facilita o acceso aos datos en tempo real, desde calquera dispositivo.
- Reduce o risco de sancións por erros ou presentacións fóra de prazo.
Un cambio de hábito que paga a pena
Como calquera cambio, pasar do papel ao dixital require unha mínima adaptación: aprender a usar as app, definir categorías, establecer procedementos claros… Pero o esforzo inicial compénsase moi rápido con menos tempo perdido, menos estrés e unha contabilidade moito máis fiable.
E aínda que algúns profesionais aínda prefiren métodos tradicionais, a realidade é que a dixitalización ofrece vantaxes reais e medibles. Automatizar procesos, reducir a dependencia do papel e integrar a contabilidade na operativa diaria supón máis control, máis eficiencia e máis tempo para o que realmente importa: facer medrar o teu negocio.
Aproveita os servizos da Oficina Económica de Galicia e busca asesoramento para o crecemento do teu negocio, a través de o formulario en liña da nosa páxina web.
