No todas las empresas se encuentran en el mismo punto de su recorrido digital, y esto es perfectamente normal. Lo que sí resulta útil, independientemente de en qué fase se esté, es disponer de algunas preguntas claras que permitan valorar con objetividad si ha llegado el momento de avanzar hacia una nueva etapa de digitalización, o si conviene primero consolidar lo ya existente.
La pregunta de partida: ¿qué se ha digitalizado hasta ahora?
Antes de pensar en el siguiente paso, conviene hacer balance del punto de partida. Muchas empresas han incorporado herramientas digitales de forma progresiva y poco planificada: un programa de facturación aquí, una hoja de cálculo compartida allí, alguna aplicación de mensajería para coordinarse con el equipo. Este proceso, aunque útil, no siempre constituye una digitalización coherente, sino más bien una acumulación de soluciones puntuales a necesidades puntuales, que no necesariamente se comunican y coordinan entre sí.
Hacer un inventario sencillo de qué herramientas se utilizan, para qué y quién las gestiona es un primer ejercicio revelador. En ocasiones, este repaso ya pone de manifiesto duplicidades, vacíos o procesos que siguen dependiendo del papel o de la memoria personal, antes incluso de plantearse cualquier nueva inversión.
Señales de que conviene avanzar
Existen indicios bastante reconocibles de que una empresa está preparada, o necesita, dar un paso adicional. Uno de los más claros es la dificultad para obtener información actualizada y fiable cuando se necesita: si responder a una pregunta sencilla sobre ventas, stock o costes requiere cruzar varios archivos o preguntar a distintas personas o departamentos, es probable que la información esté demasiado fragmentada.
Otro indicio habitual aparece cuando el crecimiento de la actividad empieza a generar cuellos de botella que antes no existían. Procesos que funcionaban bien con un volumen reducido de clientes o pedidos pueden volverse inviables a medida que la empresa crece, simplemente porque dependen en exceso de la gestión manual o del conocimiento de una sola persona.
También conviene prestar atención a la dependencia de personas concretas: si determinada información o determinado proceso solo lo conoce o sabe ejecutar una persona del equipo, esto representa un riesgo organizativo que la digitalización puede ayudar a mitigar, documentando y sistematizando ese conocimiento.
Señales de que conviene esperar o consolidar
No siempre el momento es el adecuado para avanzar. Si la empresa atraviesa una fase de cambios internos relevantes —una reestructuración, la incorporación de mucho personal nuevo o cambios significativos en su actividad— puede ser más prudente esperar a que la situación se estabilice antes de introducir nuevas herramientas, ya que la capacidad de absorber cambios simultáneos es limitada.
Del mismo modo, si las herramientas digitales ya existentes no se utilizan de forma correcta o completa, incorporar nuevas soluciones antes de resolver ese problema de base suele añadir complejidad sin resolver las causas reales de la ineficiencia.
Un diagnóstico antes que una decisión
Plantearse si conviene dar el siguiente paso digital no debería resolverse como una intuición genérica, sino mediante un análisis y diagnóstico que recoja datos concretos: qué herramientas se utilizan, qué información cuesta obtener, dónde aparecen los cuellos de botella, qué dependencias de personas concretas existen en la organización…
Este ejercicio de autoevaluación, que no requiere grandes recursos ni conocimientos técnicos especializados, suele ser el paso más rentable de todo el proceso de digitalización: permite dirigir los esfuerzos y la inversión hacia donde realmente se necesitan, evitando tanto la inacción como las inversiones precipitadas que no responden a una necesidad real de la empresa.
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