Durante décadas, moitas decisións empresariais baseáronse na intuición ou a experiencia dos seus directivos. Se ben o xuízo directivo segue sendo moi valioso, na actualidade o enfoque puramente intuitivo é insuficiente.
Nunha contorna empresarial cada vez más competitiva e complexa, a capacidade de tomar decisións acertadas e en tempo oportuno converteuse nun activo clave para a sostibilidade das organizacións. Fronte a este reto, os sistemas de información deixaron de ser ferramentas meramente operativas para converterse en aliados estratéxicos que impulsan a intelixencia organizacional. Neste artigo realízase unha primeira aproximación aos sistemas de información e preténdese destacar a importancia de seleccionar un sistema que contribúa a mellorar o proceso de toma de decisións e a planificación estratéxica da empresa.
Os sistemas de información permiten as organizacións:
- Identificar patróns e tendencias con antelación.
- Medir o impacto de decisións pasadas e aprender dos resultados.
- Reaccionar rapidamente a sinais do mercado (cambios na demanda, prezos, competencia…).
Que son os sistemas de información e cales son os seus principais tipos?
Os sistemas de información son conxuntos organizados de recursos tecnolóxicos, humanos e procedimentais que permiten recolectar, procesar e distribuír información útil para a toma de decisións. Segundo o modelo clásico, estes sistemas clasifícanse segundo os niveis xerárquicos que atenden:
- ESS e DSS (Executive Support Systems, Decision Support Systems, Sistemas de Apoio a Alta Dirección, Sistemas de apoio á toma de decisións) -> Nivel estratéxico: Están orientados a directivos e enfócanse en decisións estratéxicas non estruturadas. Exemplo: Cadros de mando estratéxico corporativo (Balanced Scorecard).
- MIS (Management Information Systems, Sistemas de Información para a Xestión) -> Nivel de xestión e administración (nivel táctico): Apoian o nivel táctico proporcionando resumes de operacións. Exemplo: Cadros de mando de vendas, sistemas de análises de custos ou ferramentas de reporting
- KWS e OAS (Knowledge WorkSystems, Office Automation Systems, Sistemas de Traballo do Coñecemento, Sistemas de Automatización Oficinas) -> Nivel de coñecemento: Sistemas de traballo do coñecemento e automatización de oficina que crean e distribúen coñecemento. Exemplo: Suites ofimáticas, sistemas de xestión documental (como SharePoint), Software de deseño asistido por ordenador (CAD).
- TPS (Transactional Processing Systems, Sistemas de Proceso de Transaccións) -> Nivel operativo: Responden a necesidades operativas diarias. Exemplo: ERPs, MES (Manufacturing Execution System), SCADA/DCS/PLC (Control e supervisión de procesos industriais).
Neste apartado gustaríanos destacar a existencia das normas ISA-95 (tamén coñecida como IEC 62264), que son un marco de referencia (non unha ferramenta ou sistema de información como tal) e cuxo propósito é organizar ou normalizar a integración entre os sistemas de control (nivel de planta) e os sistemas empresariais (nivel de xestión).
Vantaxes destacadas da utilización de sistemas de información na peme
A utilización por parte das organizacións de sistemas de información (en adiante SI) conleva unha serie de vantaxes, entre as que se poderían destacar:
- Maior rapidez na toma de decisións: Anque en ocasiones non é así, obsérvase unha tendencia clara na percepción de que a utilización de SI acelera a toma de decisións.
- Mellora da análise: A posibilidade de acceder a máis fontes de información e explorar alternativas diversas supón unha mellora relevante na toma de decisións.
- Incremento da aprendizaxe organizativa: fortalécense as competencias individuais, a colaboración e a creación de coñecemento.
- Mellor planificación estratéxica: os SI permiten reducir a incerteza, prever problemas e axustar as estratexias de forma dinámica.
Retos para a utilización de sistemas de información
Pero non todo son vantaxes, tamén existen algúns retos aos que se debe facer fronte desde as empresas, por exemplo:
- Curva de aprendizaxe: Os beneficios dependen do tempo de uso e do grao de madurez do sistema na organización. De feito, a frecuencia de uso dos SI é moito máis influínte que o tempo acumulado de uso para xerar beneficios tanxibles na toma de decisións.
- Percepción desigual de beneficios: Influída por estilos cognitivos (como unha persoa percibe, procesa, almacena, recorda e utiliza a información), cultura corporativa e grao de formación tecnolóxica.
- Custo e complexidade: Algunhas iniciativas poden fracasar por falta de integración, dificultades de uso ou altos custos sen retorno claro.
- Calidade e gobernanza dos datos: Un sistema de información é tan útil como a calidade dos datos que procesa. Datos incompletos, duplicados, obsoletos ou inconsistentes poden levar a decisións erróneas.
- Resistencia ao cambio nos procesos internos: Máis aló da tecnoloxía, os sistemas de información soen implicar cambios en rutinas, fluxos de traballo e responsabilidades. Isto pode xerar resistencias, tanto por temor a perder control como pola percepción de perda de autonomía.
En resumo, os sistemas de información son moito máis que ferramentas tecnolóxicas: son pancas estratéxicas que permiten ás empresas ser máis intelixentes, rápidas, competitivas e resilientes. En tempos onde cada decisión conta, dispoñer de información relevante, oportuna e fiable é o que marca a diferencia entre improvisar e liderar.
A transformación dixital non empeza con grandes inversións, senón cun cambio de enfoque: decidir menos por instinto e máis por evidencia. Porque en un mundo saturado de datos, a verdadeira vantaxe competitiva non é ter máis información, senón saber usala mellor.
Non o dubides e solicita os servizos gratuítos de asesoramento da Oficina Económica de Galicia e unha persoa experta porase en contacto contigo para axudarche
