Hai empresas nas que «urxente» deixou de describir unha excepción para converterse nunha forma de traballar.
Un correo interrompe unha tarefa, un WhatsApp interrompe o correo, unha chamada cambia as prioridades da mañá e cando parece que todo volve estar baixo control aparece un «tes un minuto?» que abre outro asunto completamente diferente.
Ao final da xornada, todo o mundo estivo ocupado pero queda unha pregunta incómoda, avanzamos realmente no importante?
Esta cultura da urxencia é especialmente frecuente nas pequenas empresas, onde os equipos son reducidos, as funcións cruzanse e existe unha enorme capacidade para reaccionar rapidamente. Esa flexibilidade é unha fortaleza. O problema aparece cando reaccionar se converte na única maneira de organizarse.
Estar dispoñible non significa estar sempre interrompible
Correo electrónico, teléfono, WhatsApp, Teams e outras ferramentas permitíronnos comunicarnos máis rápido pero tamén multiplicaron os puntos polos que unha tarefa pode ser interrompida. E recuperar esa concentración ten un custo.
Por iso, unha boa organización non consiste só en decidir que temos que facer, senón tamén que merece interromper o que estamos facendo. Non todas as consultas necesitan resposta inmediata, nin tampouco todos os clientes teñen unha emerxencia, do mesmo xeito que tampouco todas as decisións teñen que chegar ao responsable.
Para mellorar esas capacidade resolutiva e produtiva propoñemos 5 regras para sair do modo urxencia e marcar os tempos:
Definir que significa realmente «urxente»
Un problema que paraliza un servizo pode selo pero unha consulta que pode resolverse pola tarde probablemente non. Compartir criterios axuda a evitar que cada persoa estableza a súa propia escala de prioridades.
Utilizar cada canle para unha finalidade
Se unha mesma petición pode chegar por correo, WhatsApp, teléfono ou mensaxe interna, a sensación de desorde multiplícase.
Definir que canal utilizar para cada tipo de comunicación reduce interrupcións e facilita localizar posteriormente a información.
Protexer períodos de concentración
Non todas as persoas necesitan estar dispoñibles permanentemente.
Reservar determinados bloques para tarefas que requiren concentración pode mellorar notablemente a capacidade de sacar adiante traballo importante.
Dar capacidade para decidir
Se para resolver cada pequena incidencia é necesario consultar ao responsable, o problema non é só de produtividade senón que tamén é de organización.
Os equipos necesitan ferramentas e criterios, pero tamén confianza para tomar determinadas decisións dentro do seu ámbito de responsabilidade.
Un responsable que responde absolutamente a todo pode acabar converténdose, sen pretendelo, no principal problema para o funcionamento da empresa.
Revisar por que se repiten as mesmas urxencias
Unha incidencia excepcional é unha incidencia. A mesma incidencia todas as semanas é un proceso que necesita ser revisado.
Preguntarse por que determinados problemas se repiten permite pasar de apagar lumes a evitar que aparezan.
Hai unha diferenza entre unha empresa áxil e unha empresa acelerada
Responder rápido é importante, especialmente nunha pequena empresa, onde a proximidade co cliente pode ser unha enorme vantaxe competitiva pero rapidez e improvisación non son sinónimos.
Unha organización áxil sabe reaccionar cando é necesario. Unha organización permanentemente acelerada reacciona incluso cando non o é.
E esa dinámica ten consecuencias sobre a concentración, a capacidade para priorizar, a calidade do traballo e tamén sobre o benestar das persoas.
Por iso, organizar mellor o traballo non significa encher a empresa de protocolos. Pode empezar con algo tan sinxelo como acordar prioridades, canles, responsabilidades e momentos nos que é perfectamente aceptable non responder inmediatamente.
A Oficina Económica de Galicia pon á disposición de empresas profesionais un asesoramento personalizado e gratuíto, para poder acompañalas na mellora da organización, a xestión de persoas e o desenvolvemento dos seus equipos.
