Hai unha frase que se escoita con frecuencia cando unha pequena empresa empeza a medrar “ao final, se quero que quede ben, teño que facelo eu” ou “todo ten que pasar por min para asegurame de que está correcto”. Pode soar a eficacia, a responsabilidade e mesmo a compromiso co negocio, pero cando esa frase se repite demasiado, quizais estea sinalando xusto o contrario, que a empresa medrou, pero a forma de repartir as decisións non o fixo ao mesmo ritmo.
A medida que se incorporan persoas ao equipo, continuar revisando cada orzamento, resolvendo todas as dúbidas ou dando o visto e prace a calquera decisión pode acabar xerando unha dependencia difícil de soster. E, sen pretendelo, quen máis empuxa o negocio pode converterse tamén en quen ralentiza o seu funcionamento.
Cando “xa o fago eu” deixa de ser eficiente
Nas primeiras etapas dun negocio é perfectamente normal que unha persoa concentre boa parte do coñecemento e das decisións. Coñece os clientes, os provedores, os números e probablemente participou na creación de case todos os procesos.
O problema aparece cando o equipo cambia, pero esa maneira de traballar permanece intacta. Se cada dúbida acaba na mesma mesa, cada decisión necesita a mesma aprobación e ninguén se atreve a avanzar sen preguntar, a empresa empeza a depender demasiado dunha soa persoa.
Ademais, prodúcese un efecto curioso, canto máis resolve o responsable, menos oportunidades ten o equipo de aprender a resolver e maior dependencia para avanzar.
Delegar non é repartir tarefas
Podemos pedir a outra persoa que prepare un informe, contacte cun cliente ou xestione un pedido e, aínda así, non estar delegando realmente.
Delegar implica tamén trasladar certo nivel de capacidade para decidir, por exemplo, unha persoa pode encargarse de preparar os orzamentos, pero se todos necesitan aprobación antes de saír, a decisión continúa centralizada. Outra opción sería establecer en que casos pode aprobar un orzamento directamente e en cales debe consultar.
E esta diferenza é especialmente importante nas pemes onde non se trata de crear estruturas complexas, senón de conseguir que as persoas saiban que poden resolver soas e cando necesitan pedir axuda.
A autonomía tamén necesita confianza
Pero hai unha parte da delegación que non se pode resolver só con procedementos, é a de confiar no equipo. Podemos definir responsabilidades, facilitar ferramentas e explicar ata onde pode decidir cada persoa, pero se despois revisamos constantemente cada paso ou esperamos que todas as decisións pasen igualmente polo responsable, a autonomía nunca chega a ser real.
A confianza, iso si, non significa deixar que cada un faga o que queira nin desaparecer cando xorde un problema. Constrúese dando información, criterios e ferramentas suficientes para que as persoas poidan tomar boas decisións e sabendo que haberá cuestións nas que necesitarán apoio. Pero tamén implica aceptar que non todas as preguntas teñen que ser respondidas polo responsable, ás veces a solución pode estar noutro compañeiro, nun procedemento xa establecido, na experiencia acumulada ou na propia capacidade da persoa para analizar a situación.
Un equipo autónomo é aquel que sabe cando pode avanzar, cando debe consultar e onde buscar respostas antes de recorrer sempre á mesma persoa. E para chegar a ese punto fan falta as dúas partes a de un responsable disposto a ceder espazo e un equipo que se sinta seguro para ocupalo.
Por iso, delegar ben é unha combinación de tres elementos, dar ferramentas para poder decidir, confiar para permitir que esas decisións se tomen e evitar que o responsable se converta na resposta automática a cada dúbida que aparece.
Por onde podemos empezar?
Un bo primeiro exercicio consiste en observar durante uns días cantas preguntas chegan sempre á mesma persoa e, sobre todo, preguntarse cantas delas realmente necesitaban chegar ata alí. Esa pequena análise pode descubrir non só decisións que poderían delegarse, senón tamén información que falta, criterios que nunca se explicaron ou hábitos que fomos creando sen darnos conta.
Se unha situación aparece unha e outra vez, quizais non necesite unha resposta nova cada vez, senón un criterio. Establecer límites económicos, prioridades, protocolos sinxelos ou exemplos de decisións anteriores permite que o equipo gañe seguridade.
Unha persoa pode chegar ao mesmo resultado seguindo un camiño diferente. Se corriximos constantemente todo aquilo que non coincide coa nosa forma de facer as cousas, o equipo aprende rapidamente que é máis seguro preguntar antes que decidir.
Non todo ten que facerse igual para estar ben feito.
A proba definitiva é o que pasa cando non estás
Unha empresa na que o responsable pode ausentarse unhas horas ou uns días sen que todas as decisións queden paralizadas é, en principio, unha organización máis preparada para medrar.
Chegar ata aí require confianza, pero tamén organización con un reparto de responsabilidades claras, información accesible, criterios compartidos e persoas que tiveron oportunidades para aprender a decidir.
Para as pequenas empresas que necesiten revisar estas dinámicas, a Oficina Económica de Galicia facilita o acceso a profesionais que poden acompañalas na mellora da organización, na xestión das persoas e no desenvolvemento dos seus equipos.
Porque delegar non consiste en deixar de estar presente no negocio. Consiste en conseguir algo moito máis valioso de non ter que estar presente en absolutamente todo.
Dispoñer de apoio personalizado, como o que ofrece a Oficina Económica de Galicia, pode ser clave para unha implementación exitosa. Solicita asesoramento especializado gratuíto e aproveita os recursos dispoñibles para impulsar o teu negocio.
